資料作成を効率的に進める！（前編）

日々、何かと資料を作ることの多い営業・企画職の皆様。少しでも資料作成の工数削減に繋がればとお考えではないでしょうか。筆者が実践している、資料作成の工数削減法をご紹介しますので、参考になれば嬉しいです。資料作成をする際に、どのような順番で作業を進めていますでしょうか。同じ知識であったとしても、進め方の違いで全く効率が変わってきます。筆者がいくつもやり方を試してきた中で最も効率的で、説得力のある資料を作る順番がありますので、ご紹介します。

目次

１：紙とペンを用意する

２：ブレストする

３：重要なもの3つに絞り込む

まとめ

↑上記Slideshareにて資料を閲覧いただけます

１：紙とペンを用意する

どんなに急いでいても急いでいるときこそ手書きをします。時間の目安としては、30分以上、作成時間があれば手書きです。それ以下の時間であればそもそも資料を作成することはやめて、既存の資料をそのまま使うか、資料なしでメールや口頭の説明に切り替えます。

手書きをする際に、紙とペンを用意しましょう。色は黒だけでも構いませんし、色分けしたい方は赤、青があっても良いと思います。

２：ブレストする

何についての資料か決まっている場合（ほとんどの場合は、すでに目的が決まっていると思います）は、その目的にあった内容を資料に入れていきますよね。ブレストして、何を伝えたいか思いつくだけ書き上げていきます。

この時、アイデアを出しているだけなので、綺麗に書く必要も無ければ、アイデアを絞る必要はありません。思いつくだけ書く、というのがポイントです。

３：重要なもの3つに絞り込む

ここで先程書いたアイデアの中で最も重要なもの3つに絞ります。目的を達成するための3つのポイントというところが重要です。何かの提案であれば、その提案を強化するポイント3つに絞ります。ここでテクニックが有ります。

先日「今ある「プレゼン資料」で大丈夫？資料リニューアルのチェックリスト4項目」という記事で、構成についてお話しました。

ここで課題＞原因＞解決策＞効果とありましたが、

これらの項目を3つづつ埋めていけると、効率が上がります。

例えば、売上が下がっている要因は、ABC。その原因はXYZ。これを解決するのがαβγなど。

とにかく色々なことは考えずに、この型に合わせて項目を出して、整理していくと資料作りが進みます。あれもこれも、こうやって話したほうが良いんじゃないかなど考えているとそれだけで作業が遅れます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は資料作りを効率的に進めるための前半部分のお話をしました。別記事にていよいよスライドづくりに入っていきます。そちらも参考にしてみて下さい。

著者情報

プレゼン資料&動画作りのエキスパートGN1。課題やテーマ設定、構成、デザインに到るまでのストーリーを提供。数多くの企業の資料＆動画制作をサポートし、商品・サービスの認知拡大、販売促進に貢献しています。