以前「グラフもやっぱり見た目が9割！？この一工夫で差がつくプレゼンテクニック」や「グラフは色で勝負！2色で強力な資料の作り方！」という記事でグラフのテクニックについてご紹介しました。今回はグラフではなく、その前段のExcel表において犯されがちなミスとその改善方法、同じデータを一瞬にして見やすく論理的な資料とする技術をご紹介します。
１：残すべきラインと消すべきライン
Excelで表を作ると、よくこのような見た目になりがちです。Excelそのままのラインや、黒いラインを追加することで起きる現象ですが、これをシンプルかつ知的に見せる方法をご紹介します。
Step1:Excel全体を白いライン付ける
まずは、データ諸々を記入する前にExcel全体に白いライン付けを行います。こうすることで元のExcelのライン（グレーのライン）を含めて全て消すことができ、真っ白な紙の上にデータを乗せていくことが可能になります。
Step2:必要な箇所のみ黒ラインを入れる
データを挿入した後、必要な箇所だけラインを入れます。例えば項目名とデータの間がよいでしょう。
２：ひと目で分かるカラースケールの活用
先程のラインの話とは別に、状態に分けて色を付けることでわかりやすくする技術があります。Excelに元々備わっている機能を使います。
「条件付き書式」＞「カラースケール」を選択してみましょう。
例えば、順調に行っているものは濃い緑で、徐々に色を薄くしていくという設定で見てみましょう。プレゼンの際には、口頭で説明することが可能なのですが、資料を見てすぐに分かる作りにしていると決済者も迷わず判断ができますし、資料を作成している自分も頭の中が整理されます。
３：シンプルに黒と赤で表現
条件付き書式で色を分けることも出来ますが、アナログな方法を使うことも出来ます。黒字か赤字だけでもわかるとよいということであれば、50以上を黒、50未満を赤にすると良いでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。同じデータを表で見せるにしても、ちょっとした工夫でわかりやすく説得力が増すことがよく有ります。ぜひ意識して取り入れて見て下さい。
著者情報
プレゼン資料&動画作りのエキスパートGN1。課題やテーマ設定、構成、デザインに到るまでのストーリーを提供。数多くの企業の資料＆動画制作をサポートし、商品・サービスの認知拡大、販売促進に貢献しています。
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