プレゼン資料を作る前にすべき3つのこと

資料作りで大切なことは、パワーポイントを上手く使うことではありません。もちろん、それも重要なポイントですが、もっとも重要なことは、実はパワーポイントを開く前にあります。ここでは資料作り、特にパワーポイントを開く前にすべきことについてお話ししていきます。

目次

１：項目/アウトラインを事前に決めておく

２：アウトラインに沿って埋めていく

３：第三者に見てもらう

まとめ

↑上記Slideshareにて資料を閲覧いただけます

１：項目/アウトラインを事前に決めておく

持ち時間に分けて、事前にこの項目を話すということを決めているとプレゼン内容を考える際の助けになるかと思います。例えば、5分という時間で区切ってみます。

＜発表時間5分未満の場合＞

・タイトル－ここは解決策を一言で提示します

・課題－課題となっている出来事、事象は何か

・原因－課題を引き起こしているもっとも大きな原因は何か

・解決策－その原因を解決するための解決策は何か

・効果－解決策を実行した際、どんな効果が期待できるか

5分以下の持ち時間の場合には、上記4つのポイントを考えていきます。そもそもこのプレゼンの前にこの4つがはっきりしていないと、最後になって結局何が言いたかったの？となってしまいます。時間が短いだけに、ぎゅっとポイントを絞って話す必要があります。

＜発表時間5分以上の場合＞

・タイトル－解決策を提示

・現状分析－現状を分析して、良いところ悪いところ両方あると良いです

・課題・問題提起－上記分析に基づいた課題・問題提起をします

・共感－上記課題意識に対して視聴者の共感が得られる話をします

・解決策－解決策を提示します。上記分析結果を用いても良いです

・商材・サービス説明－そのために使用する商材やサービスを提示します

・導入するメリット－上記の商品やサービスを導入するメリットを端的に述べます

・データ的裏付け－ここで裏付けとなるデータがあれば提示

・まとめ－課題から解決策、メリットまでを手短にまとめて締めます

5分以上時間がある場合、想定しているのは10分～30分のプレゼンです。お客様との商談というよりは、セミナーや勉強会などをイメージして頂けると良いかと思います。ここでは、視聴者に対して時間を使ってしっかりと理解を深めて頂きたいので、データを出したり、共感を得たりというパートをあえて長めに取っています。5分以下でも必要なのですが、より具体的で網羅的な説明ができると良いです。

２：アウトラインに沿って埋めていく

下記の画像のように、事前に表を作っておき、先程挙げた項目を埋めていくと作業がはかどります。5分以内の場合も、それ以上の場合にも基本的には同じです。一言で表し、詳細を書く。それが出来たら最後にどんなスライドイメージで作るか簡単にメモを取っておく。

こうしておくことで、いざパワーポイントを開いたときに、作業がスムーズに進みます。

３：第三者に見てもらう

先程の表が埋められたところで、一度第三者見てもらいましょう。同僚や上司にみてもらい、客観的な意見をもらいます。このメリットは、自分では気がついていない課題やメリット、データの在り処などに気が付きアドバイスを貰える可能性があるということです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。闇雲に資料を作るのではなく、いくつかの型を作っておくことで、日々の資料作りが捗る、そんなヒントになれば嬉しいです。最後まで読んでいただきありがとうございます。ぜひ、他の記事もご参考までにご覧くださいませ。

著者情報

プレゼン資料&動画作りのエキスパートGN1。課題やテーマ設定、構成、デザインに到るまでのストーリーを提供。数多くの企業の資料＆動画制作をサポートし、商品・サービスの認知拡大、販売促進に貢献。